Pendant une crise, votre communication par e-mail peut faire ou défaire votre entreprise. Plus important encore, cela peut aider, blesser ou confondre les gens.

Vous ne pouvez pas simplement ignorer une crise lorsqu’elle affecte votre public. Avec l’éclosion du nouveau coronavirus 2020, la communication par courrier électronique sur le virus a grimpé en flèche.

En fait, 12% des e-mails envoyés le 12 mars 2020 depuis la plateforme de marketing par e-mail d’AWeber parlaient de Coronavirus et la communication sur la crise avait doublé.

Voici une liste de contrôle en 8 étapes pour vous guider dans la création d’e-mails sensibles et réfléchis pendant la crise du coronavirus.

Guide en 8 étapes pour rédiger des e-mails sur la crise des coronavirus

Étape 1: Agissez rapidement.

Votre public attend de vos nouvelles. N’attendez pas pour communiquer des informations importantes.

Attendre trop longtemps peut nuire à la réputation de votre marque et également troubler ou stresser votre public. Ils peuvent supposer que vous ne vous souciez pas ou que vous ne prenez pas la situation au sérieux.

Étape 2: Soyez compatissant et attentionné.

Prenez le temps de réfléchir à la façon dont la crise a un impact direct sur votre communauté, vos clients et vos abonnés.

Suspendez les campagnes marketing insensibles – comme les concours ou le contenu humoristique – et les événements inutiles – comme les ateliers ou les conférences en personne.

Étape 3: Décrivez les mesures que vous prenez pour faire face à la situation.

Vos clients, prospects et communauté veulent savoir ce que vous faites pour favoriser la santé, la sécurité et le bien-être de la communauté.

Posez-vous les questions suivantes et envisagez d’aborder ces questions dans votre communication par e-mail marketing:

• Comment nettoyez-vous votre lieu de travail ou votre bâtiment différemment?
• Comment protégez-vous vos clients et votre personnel?
• Vos heures d’ouverture ont-elles changé?
• Le service de vos clients sera-t-il perturbé? Les livraisons de produits seront-elles retardées?
• Comment les clients peuvent-ils vous contacter pour des questions?
• Où les clients peuvent-ils obtenir les dernières informations sur la façon dont vous gérez la crise?

Étape 4: Essayez d’aider.

Les entreprises qui prennent des mesures pour aider les personnes touchées par la crise se connecteront plus profondément avec leur public. Les gens veulent faire des affaires avec des marques qui s’en soucient vraiment.

Envisagez de prendre les mesures suivantes pour aider votre public pendant la crise:

• Mettre en place un fonds de secours pour les personnes touchées par la crise.
• Créez du contenu éducatif qui aidera votre public à naviguer ou à comprendre la crise.
• Réduisez votre produit ou service ou offrez-le gratuitement.
• Utilisez votre produit ou service pour aider les personnes souffrant de la crise.

Étape 5: Ne plaisantez pas sur la situation. Prenez ça au sérieux.

Vous pourriez apparaître comme insensible et ignorant l’impact de la crise sur le monde et votre clientèle directe.

Utilisez un ton sérieux dans vos e-mails, même si ce n’est pas votre voix de marque typique.

Étape 6: ne profitez pas de la situation.

Si votre produit ou service est en forte demande en raison de la crise, n’augmentez pas vos prix. Bien qu’il s’agisse d’une pratique intelligente en temps normal en raison de la loi de l’offre et de la demande, elle est insensible et contraire à l’éthique en temps de crise.

Étape 7: Surveillez la crise et ajustez les communications de manière appropriée.

Communiquez régulièrement avec votre public tout au long de la crise. N’ayez pas peur de changer la façon dont vous abordez ou gérez la crise et mettez à jour votre public avec de nouvelles informations.

Étape 8: Montrez à votre public que vous vous souciez.

Votre public peut être stressé, bouleversé ou en danger pendant cette crise. Assurez-vous qu’ils savent que vous vous souciez de leur bien-être, de leur santé, de leur famille et de leurs amis.

Si vous possédez un magasin physique ou organisez un événement, expliquez comment vous assurerez leur sécurité pendant la crise.

4 exemples de courriels de communication sur la crise du coronavirus

Besoin d’exemples précis? Voici quelques courriels qui ont communiqué de manière sensible et efficace pendant le Coronavirus.

Exemple 1: Enseignable

Dans cet e-mail, la plateforme de création de cours Teachable explique comment ils se préparent au Coronavirus et comment les clients seront impactés.

Ils offrent également leur plateforme gratuitement au gouvernement et aux organisations de soins de santé aidant à combattre le coronavirus et aux établissements d’enseignement touchés par le coronavirus.

Exemple 2: Basepaws

Basepaws, une entreprise qui fournit des tests ADN à domicile pour les chats, a envoyé un e-mail sensible et efficace adressant le Coronavirus.

Voici quelques éléments qui ont rendu cet e-mail efficace:

• Ils utilisent un ton sérieux.
• Ils expliquent qu’ils se soucient des personnes touchées.
• Ils fournissent des ressources éducatives pour aider les gens à comprendre le coronavirus et à protéger leurs animaux de compagnie pendant la crise.
• Ils décrivent comment ils gèrent la situation.

Exemple 3: Sommet sur le trafic et les conversions

Dans cet e-mail, la conférence Traffic and Conversion Summit communique sa décision de reporter sa conférence en raison de Coronavirus. Ils partagent également un hashtag social que leur public peut suivre pour obtenir les dernières mises à jour.

Exemple 4: Tröegs

Dans ce courriel, la brasserie Tröegs explique comment elle a mis en place des mesures de sécurité dans sa brasserie pour protéger le personnel et les employés.