Les jours de bons mémos internes à l’ancienne sont ne pas plus de. Bien sûr, nos secrétaires n’ont probablement pas à les taper, à les photocopier et à les distribuer. Ils sont probablement abattus par e-mail, mais la nature d’un mémo reste la même.
Ils sont destinés à diffuser des informations à un large groupe de personnes. Quand un mémo interne sort (au lieu d’un rapide e-mail), les gens savent généralement se lever l’oreille et lui donner une bonne lecture. Des notes de service internes attirent l’attention sur un problème, clarifient une question, font des recommandations, proclament des annonces importantes, etc.
Le long et le court de celui-ci est le suivant: les mémos internes signalent un message digne de note, nous devons donc les élaborer avec la plus grande attention aux détails. Voici les tenants et aboutissants de la façon d’écrire un mémo interne.
Rédiger un titre officiel
Pour commencer, il est important de titrer votre message. Vous pouvez simplement écrire «MEMORANDUM» dans le coin supérieur gauche. Cela établira votre format de mémo proprement et signalera qu’il s’agit d’un élément de correspondance important.
En dessous, un simple «TO: tous les employés» suffira. Ou, vous devrez peut-être être plus précis. Quoi qu’il en soit, la création d’un professionnel format mémo d’en haut est important.
Ensuite, même s’il est évident de qui vient le mémo, assurez-vous d’inclure une ligne « de ». Suivez un format similaire et optez pour quelque chose comme «DE: Jules Smith».
Ensuite, c’est l’heure de la date. Conservez votre mise en forme avec «DATE: 2 février 2020».
Enfin, indiquez de quoi il s’agit. Comme une ligne d’objet de courrier électronique, vous écrirez quelque chose dans le sens de «OBJET: Quatre semaines de vacances pour tous les employés».
Rendre le message clair
Depuis l’en-tête, vous pouvez sauter directement dans le corps de votre message. Vous n’avez pas à inclure de salutations ou quoi que ce soit de ce genre parce que vous avez pris un moment ou deux sur votre titre.
Un des les éléments les plus importants dans votre message est votre ton. Voulez-vous rencontrer un son sévère, déçu, menaçant ou favorable? Les lecteurs saisiront immédiatement votre ton, alors gardez-le en tête de votre esprit pendant que vous écrivez.
De là, voici quelques détails structurels à intégrer dans chaque modèle de mémo interne:
- Traitez le problème dans le premier paragraphe. Fournissez le contexte de l’annonce majeure à venir. Qu’est-ce qui a provoqué le problème en premier lieu?
- Annoncer le problème. Une fois que vous avez défini votre position, il est temps d’annoncer votre annonce au tribunal. Vous avez déjà expliqué comment cela s’est concrétisé. Maintenant, vous pouvez indiquer ce que cela signifie pour l’entreprise dans son ensemble.
- Fournir un bref résumé des actions qui sont sur le point de suivre. N’oubliez pas de garder les choses claires, d’éviter la verbosité et – encore une fois – réfléchissez à votre ton.
- Inclure un appel à l’action. Suggérez les actions appropriées que les lecteurs devraient prendre après avoir examiné votre mémo.
- Terminez sur une bonne note. Même si votre mémo n’est pas tous des arcs-en-ciel et des papillons (bonjour, mémo de vacances de quatre semaines), vous pouvez toujours terminer sur une bonne note. Si les nouvelles sont moins que stellaires, rappelez aux gens que vous êtes toujours ouvert pour discuter de recommandations ou prêter l’oreille.
Bien que votre mémo ne nécessite pas de salutation, vous pouvez inclure une signature à la fin. Quelque chose de simple comme ça suffira:
Meilleur,
[Signature]Jules Smith
Créez le parfait mémo interne
Et voila! Un mémo interne est destiné à signaler des nouvelles importantes. Ils ne doivent pas passer à travers les mailles du filet ni être négligés. Garder à l’esprit les pensées et les émotions de vos employés vous aidera à aborder la note avec le bon ton et, espérons-le, à anticiper beaucoup de leurs questions.
Quand il est temps de boutonner votre costume et d’écrire un mémo interne très compétent, nous espérons que ces conseils vous aideront à tout rassembler.
